Ci-dessus : la vidéo – texte en fin d’article

Pour faire des réunions à distance efficace, l’outil collaboratif est un essentiel !

Dans cette vidéo, je te partage mon expérience et les 4 conseils pour utiliser un outil dans tes formations à distance :

– t’entrainer,

– créer des templates,

– faire créer des outils,

– tout le monde voit ce que tout le monde fait.

Je te donne mes exemples sur Klaxoon.

Tu peux découvrir mes formations de formateur et d’animateur de réunion ici : https://www.acte-trois.com/communicat…

Texte de la vidéo :

Les 3 retours que je préfère à la fin de mes formations à distance ou de mes réunions à distance sont :

1 je n’ai pas vu le temps passer.

2 je n’ai pas pu faire ce que j’avais prévu de faire en parallèle. Ça a le mérite d’être honnête.

3 c’est mieux qu’en présentiel !

Dans cette vidéo, je vais te montrer comment utiliser un outil collaboratif va te permettre d’avoir ces retours. Ces conseils vont s’adapter à tes réunions à distance et à tes formations à distances. Si je compare la formation à distance et la réunion à distance, côté contraintes techniques, réactions des participants et objectifs de l’animateur on est sur les mêmes problématiques et les mêmes solutions.

Un outil collaboratif va nous permettre de faire face aux 3 problématiques à distance : les mains baladeuses, Dory et l’embouteillage.

1re problématique nous avons les mains baladeuses, elles veulent travailler, elles veulent cliquer, elles veulent faire quelque chose, elles veulent scroller. Les mains risquent de faire autre chose et c’est pour ça que nous devons les mobiliser constamment.

2e problématique c’est DORY. Tu te souviens du poisson DORY dans Némo ? Microsoft avait sorti une étude juste avant le COVID qui montrait qu’on avait une fenêtre d’attention à distance de 8 secondes. Ils s’étaient un peu fait remonter les bretelles parce qu’ils nous avaient  comparé à DORY. Nous devons donc constamment recapter nos participants.

3e problématique, c’est l’embouteillage. Qu’est-ce que tu fais quand tu attends dans une file d’attente ? Moi, je prends mon téléphone, je lis un livre, j’ai du mal à attendre. À distance, la réunion ou la formation risque de se transformer en embouteillage. Tout le monde attend que ton échange avec un participant soit fini pour parler. À ce moment-là, nos participants sont tentés de faire autre chose.  Nous devons donc éviter les embouteillages au maximum.

Bonjour à toi, je m’appelle Laurent Villemur, je suis formateur en communication spécialisé dans la formation à distance. Sur cette chaîne, je te partage des outils puissants pour communiquer efficacement en entreprise.

Dans cette vidéo, je me concentre sur un outil de base pour devenir un meilleur animateur de formation et de réunion à distance : l’outil collaboratif. Tu vas découvrir comment un outil collaboratif comme Klaxoon va te permettre de faire des réunions à distance efficaces, va te permettre de bien former à distance.

Mon objectif à moi, c’est que tu prennes plus de plaisir à faire des réunions plus efficaces en dépensant moins d’énergie.

D’abord, nous allons voir ce qu’est un outil collaboratif. Je prendrai l’exemple de Klaxoon parce que c’est l’outil auquel je suis certifié et que j’utilise massivement dans mes formations et dans mes réunions.

Ensuite, je te donnerais 4 conseils simples pour utiliser efficacement un outil collaboratif. Je te montrerai comment ils se traduisent dans mes formations et comment tu pourras les adapter pour bien former distance, pour faire des réunions à distance efficaces.

Qu’est-ce que c’est qu’un outil collaboratif à distance ?

Un outil collaboratif à distance c’est une application sur laquelle tout le monde peut écrire en même temps. Il est collaboratif parce que chacun peut réagir, répondre, compléter les idées des autres. C’est une sorte de grand tableau en version digitale, il y a plein d’outils qui existent : le tableau blanc de Teams, les offices ou Google partagés, Klaxoon… Je te donnerai des exemples sur Klaxoon, car je suis certifié à cet outil, je l’adore, et je l’utilise dans toutes mes formations et réunions à distance.

Un outil collaboratif va te permettre de dupliquer et d’être agile.

Dupliquer ça fait te gagner du temps de préparation, tu n’as qu’a reprendre la trame que tu as créée, ça s’appelle un Template. Tu la dupliques autant de fois que tu veux. Voilà par exemple un Template que j’utilise pour ma formation DISC. Là je te partage un Template que j’utilise en réunion.

Au fur et à mesure de la journée, je vais révéler les parties de ce Template et les participants vont le compléter. À la fin, ça peut ressembler à ça.

En plus de gagner du temps de préparation en dupliquant tes Templates, ton outil collaboratif va te permettre d’être agile. Déjà toutes les sessions de formation sont différentes. Je forme des formateurs occasionnels et je forme des formateurs professionnels, des collaborateurs qui animent de temps en temps des réunions à distance et des chefs de projets qui animent constamment des réunions à distance. Ils n’ont pas les mêmes besoins. Je capitalise en adaptant le Template aux besoins. Pour bien animer à distance utilise ton Template comme une base à adapter aux participants. Pour ne pas te fatiguer, ce qui est très important, je t’invite à choisir un outil collaboratif que tu peux adapter très facilement pour être agile. J’apprécie beaucoup Klaxoon pour ça.

Avant de continuer, je suis curieux, déjà je t’invite à t’abonner si cette vidéo t’est utile, cela m’encourage à continuer, ensuite je t’invite à me dire en commentaire quel outil tu utilises pour capter tes participants à distance.

4 conseils simples pour faire des réunions à distance efficaces pour bien former à distance à l’aide d’un outil collaboratif

T’entraîner

Faire des templates

Faire créer des outils

Et que tout le monde voit ce que tout le monde fait.

Le premier conseil

 pour utiliser un outil collaboratif

Comme Klaxoon

dans tes formations

 dans tes réunions à distance,

c’est de t’entraîner.

Rassure-toi,

‘est un nouvel outil

donc il y aura des bugs.

Crois-en mon expérience.

J’ai souvent des bugs

 parce que

j’aime bien tester

de nouveaux outils

dans mes formations à distance.

Les gens aiment les nouveautés.

Les gens apprécient que ça change.

Même si ça bug,

au moins tu as essayé

et au moins tu améliores

ce qu’il y avait avant.

T’entraîner,

c’est la base de l’efficacité.

Plus tu t’entraînes,

plus tu vas développer de l’aisance.

En développant de l’aisance,

tu vas prendre du recul.

En prenant du recul,

tu vas discerner

ce qui fonctionne et

ce qui fonctionne moins.

Ce discernement va te permettre

d’améliorer ton animation.

Commence par du simple,

du moche.

Ce n’est pas grave,

tu feras du beau

et du design plus tard.

Le plus important dans l’outil collaboratif,

 c’est de l’utiliser.

 Entraîne-toi.

Mon 2e Conseil pour utiliser Klaxoon

en réunion et en formation

 c’est de créer des Templates.

Nous pouvons par perfectionnisme

 essayer de créer

une nouvelle version

de l’outil collaboratif,

un nouveau board Klaxoon

pour chaque formation.

Le risque c’est de perdre trop de temps.

Nous pouvons aussi utiliser le même Template,

quelle que soit la formation.

 Le risque c’est de

 standardiser nos animations.

La solution c’est de créer

un Template général par thématique

 de formation, par typologie de réunion.

Puis nous l’adaptons aux différentes situations.

 Ainsi, tu gagneras du temps,

 ainsi tu gagneras en énergie

 et ainsi tu pourras te concentrer

 sur ce qui est vraiment important,

 animer ta réunion,

animer ta formation.

Mon 3e Conseil pour utiliser efficacement un outil collaboratif comme Klaxoon est de l’utiliser pour faire un outil. Par exemple, imaginons que je forme des manageurs à mieux identifier les motivations de leurs collaborateurs. Sur mon template, je ferais un petit tableau ou chaque participant pourra partager les questions qu’ils peuvent poser dans cette situation. À la fin de la journée, je leur envoie une copie d’écran : ils ont créé leur propre outil ! Nous valorisons ainsi leur travail et en faisant ça, nous les engageons dans l’utilisation de leurs outils.
Dans une réunion, au lieu parler, je leur fais noter les actions réalisées, les actions à prévoir, ce qu’ils attendent des autres parties prenantes… Et d’instance en instance, nous revenons sur ce board pour clôturer ce qui a été fait, pour ajouter ce qui émerge, le board Klaxoon est devenu un visuel de pilotage, un outil.

4e Conseil pour animer efficacement des réunions à distance avec un outil collaboratif, arrange-toi pour que tout le monde voie ce que tout le monde fait. Comme ça tu boostes l’intelligence collective et tu limites les freeriders avec la pression sociale. Tu sais les freerides sont ceux qui font autre chose. L’intelligence collective se développe dans la capacité de chacun à rebondir sur les idées des autres. Cela crée des idées beaucoup plus riches.

La pression sociale vient du fait qu’ils voient que les autres sont en train de travailler. Autrement dit, si les autres voient qu’ils n’avancent pas. Pour qui vont-ils passer ? Arrange-toi pour que tout le monde voie ce que tout le monde fait.

Maintenant dans une formation à distance. En plus d’un outil collaboratif, ce qui sera primordial c’est que tu utilises efficacement teams. Dans la prochaine vidéo, je te partage les 3 piliers sur lesquels je t’invite à t’appuyer pour utiliser efficacement teams en visio: Éviter les erreurs sur Teams,  booster l’engagement sur Teams, maitriser le non verbal sur Teams.